Dėl oficialių pokalbių būtina susitarti iš anksto telefonu. Tokius pokalbius galima suskirstyti į tris tipus: pažintinis, protokolinis, derybinis.
Pažintinio pokalbio esmė – susipažinti ir informuoti apie save arba savo instituciją. Kalbama bendromis temomis, pasikeičiama vizitinėmis kortelėmis, trukmė – 15-20 minučių. Protokolinis pokalbis yra aukštesnio lygio, griežtai reglamentuotas, jame problemos keliamos, bet nekalbama apie jų sprendimą. Trunka apie 40 minučių. Derybinio pokalbio trukmė neribojama. Jo metu svarstomos aktualios problemos. Tokiame pokalbyje būtina pasiekti rezultatą, kuris gali būti ir neigiamas.
Vertėjais turėtų pasirūpinti atvykstantieji, bet praktiškai tuo rūpinasi šeimininkai.
Svarbu atminti, jog kalbantis negalima liesti nacionalinių, religinių ar kitų šaliai opių temų, kritikuoti šalies papročių. Pokalbio tonas turi būti ramus net tada, jei svarstoma tema nėra maloni.
Norint filmuoti ar įrašyti pokalbį, reikia gauti kitos šalies sutikimą.